仕事でミスが多いときはどうしたらいい?

以下は中途採用1年目、運送会社、一般/営業事務の方の体験談です

ミスの内容・きっかけ

私が採用された運送会社の営業所には、当時常勤の事務員がいなかったため、各担当者が分かる事を各々の裁量で処理をしていました。

その為、細かな情報管理や整理が出来ておらず仕事も行き当たりばったりで、既存のマニュアルもなくきちんとした引き継ぎもありませんでした。

話の進め方について大まかな流れを聞かされた後、いきなりクライアントとの打ち合わせに出される事も日常でした。

そのような対応を繰り返していましたから、当然、話の誤解や説明不足、行き違いなどが生まれ、ミスが山積していきました。

上司やクライアントに言われていた事を私が勘違いしてしまっていたり、クライアントにうまく説明が出来なかった為に後になって、急な変更やキャンセルに対応しなくてはならなくなったり・・・。

当時の私は経験もなく場数も踏んでいなかった為、そういった時にうまく話をまとめる事すら出来ませんでした。

そんな自分に歯がゆさを感じましたが、周りの先輩達は見守るだけで特に手を差し伸べてくれる事はありませんでした。

その状況から、これは自分で何とかしなくてはいけないと考えるようになりました。

誠意を持って対応すること

まず私は、自分に知識や経験がなかった分、自分の言動に対して相手がどう思うかを最優先に考えました。

話し方が不安げな相手からは何を聞いても不安に感じるし、確認作業が疎かな相手とは信頼感も結べません。

だから私は、常に誠意を持って相手と向き合いました。

ミスをしたら、上司や先輩にもきちんと謝って、自分のミスを理解したうえで、クライアントにお詫びをしました。

そのうち、相手が少し不慣れでも精一杯対応しているという誠意が伝われば、それを汲んでくれる人もいる事を知りました。

それからは、あらかじめ話す事柄について自分で疑問が生まれないかよく考える癖をつけました。

今思えば、そこで生まれた疑問は以前から指摘されていた用件によく似ていました。

「たとえ既存のクライアントとの打ち合わせでも、相手は何も知らない状態でその場に来るのだから丁寧に説明する事は悪い事じゃない。どんな事柄にしろ、まず自分がきちんと理解出来ていなければ、相手に解ってもらう事など出来ない」

そう自分に言い聞かせて、客観的に生まれたあらゆる疑問を先輩に確認したり、書類を漁ったりして解消していきました。

そうしていくうちに、知識は知らないうちに私にも身についていき、場数を踏まなくては解らない事も段々と解るようになっていきました。

理解し話すこと

大切な事は、「理解し、話す事」だと思います。

理解の中には相手へのものも含まれますし、仕事の内容も含まれます。

相手の性格や求めているもの、仕事に必要な知識やデータなどをきちんと理解するよう心掛けなくてはいけません。

話す事には、クライアントとの事も、同僚や先輩、上司との事も含まれています。自分ひとりで解決する事は、ビジネス、プライベート、何においてもとても難しいです。

情報はあらゆる場所に転がっています。メモ書きの端にも雑談の中にも。小さな事でもコミュニケーションを怠る事無く過ごす事が成功に繋がる近道だと思います。

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